Uitdaging
Meerdere van onze relaties werkten met papieren werkbonnen om de werkzaamheden van buitendienstmonteurs vast te leggen en opdrachtgevers te laten tekenen voor afhandeling van de opdracht. Meestal bevatten dezse werkbonnen informatie zoals:
- Aantekeningen over het uigevoerde werk
- Locatie en contactpersoon
- Referenties
- Aantekeningen m.b.t. veiligheid / LMRA
- Levering van onderdelen of gebruikte materialen (uit voorraad)
- Manuren en reiskosten
- Uitgevoerd meerwerk
en overige informatiedie relevant is voor de opdrachtgever of de werkgever
Zo'n papieren werkbon lijkt praktisch en simpel, maar deze manier van werken heeft ook zeker zijn nadelen. Bijvoorbeeld als de bon al is meegeven met de monteur en opdrachtinformatie blijkt toch anders te moeten zijn, kan dit niet meer gewijzigd worden. Of wanneer alle monteurs klaar zijn aan het eind van de dag belanden ze massaal op de stapel voor latere afhandeling. Achteraf tergvragen wat er exact gedaan was kost ook veel tijd en brengt soms verwarring met zich mee. Klant krijgt een kopie doordrukvelletje en waar bewaar je als ondernemer toch alle niet- en afgehandelde werkbonnen?
Oplossing
Om professioneel en bij de tijd over te komen en automatische afhandeling in dit proces te brengen introducen wij de werkbon app ondersteund met een tablet. De monteurs krijgen de tablet mee naar de opdracht en houden realtime de werkzaamheden bij in het systeem. Zo kunnen zij foto's uploaden, notities en LMRA activiteiten verwerken en doorlopen zij het gewenste geconfigureerde werkproces. Aan het einde controleert de opdrachtgever de werkbon, eventueel meerwerk en de gemaakte uren en ondertekend de werkbon digitaal voor akkoord. Hierna ontvangt de opdrachtgever netjes de werkbon in huisstijl digitaal per e-mail en is de monteur alweer onderweg naar de volgende opdracht.
Ondertussen boeken we de werkzaamheden ook nog een automatisch in je boekhoudsysteem!
Simpel toch? Deze manier van werken bespaart een hoop onduidelijkheid en zorgt voor realtime inzicht in de status van de werkbon. Maar nog belangrijker is dat deze manier van werken 100% professionaliteit uitstraal naar de opdrachtgever.
