Tijdwinst voor specialist in koudlastechniek Van papieren proces naar mobiel werken met tablets

Doelstellingen en aanpak

De centrale doelstelling van dit project was het digitaliseren en optimaliseren van kernprocessen binnen de buitendienstorganisatie: klantbeheer, werkbonverwerking en personeelsplanning. Daarbij stond gebruiksgemak voor medewerkers centraal, evenals de behoefte aan een toekomstbestendige oplossing die flexibel meegroeit met de organisatie.

Onze aanpak bestond uit het ontwikkelen van modulaire applicaties binnen het Microsoft Power Platform, met aandacht voor datakwaliteit, onderlinge samenhang en gebruiksvriendelijke interfaces. Door nauw samen te werken met de eindgebruikers is een oplossing ontstaan die niet alleen aansluit op de dagelijkse praktijk, maar ook ruimte biedt voor verdere uitbreiding en integratie met andere systemen.

Customer Relationship Management

Voor onze opdrachtgever hebben we een betrouwbare en toekomstbestendige CRM-functionaliteit ontwikkeld als onderdeel van hun Microsoft Power Platformomgeving. Met de ontwikkelde oplossing kunnen gebruikers eenvoudig bedrijfsrelaties en contactpersonen registreren en beheren binnen de applicatie. De interface is gebruiksvriendelijk opgezet, waardoor medewerkers snel kunnen werken met actuele en consistente klantdata.

Bij het inrichten van de CRM-functionaliteit hebben we bijzondere aandacht besteed aan de structuur van de data. Door het slim structureren van invoervelden en relaties tussen entiteiten, is de informatie niet alleen goed vastgelegd, maar ook direct bruikbaar binnen andere onderdelen van het platform.

Deze aanpak maakt het mogelijk om klantgegevens eenvoudig te koppelen aan andere processen, zoals werkbonnen, offertes of projectadministratie. Daarnaast vormt deze datalaag een solide basis voor de ontwikkeling van dashboards en rapportages, waarmee waardevolle inzichten kunnen worden verkregen in klantrelaties en prestaties.

Het resultaat is een gestroomlijnde CRM-functionaliteit die overzicht biedt, handmatige invoer vermindert en voorbereid is op toekomstige uitbreiding en verdere digitalisering. Door deze slimme inrichting kunnen klantgegevens maximaal worden benut binnen het gehele applicatielandschap van de organisatie.

Digitale werkbonnen

Voor onze opdrachtgever hebben we een digitale werkbonapplicatie ontwikkeld die het werkproces van buitendienstmonteurs aanzienlijk vereenvoudigt en versnelt. Waar voorheen gewerkt werd met papieren werkbonnen, hebben we dit proces nu volledig omgezet naar een digitale oplossing, toegankelijk via tablet.

Met deze digitale werkbonapp kunnen monteurs op locatie eenvoudig hun werkzaamheden bekijken, aanvullende uitvoerinformatie vastleggen en hun gewerkte uren registreren. Na afronding kan de opdrachtgever de werkbon direct op het scherm ondertekenen, waarna deze automatisch verzonden wordt naar de juiste contactpersonen. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en biedt direct inzicht in de voortgang van werkzaamheden.

De applicatie is opgezet als een robuuste basisversie, die ruimte biedt voor toekomstige uitbreidingen. Zo zijn projecten en projectlocaties al gekoppeld aan werkbonnen, wat zorgt voor een gestructureerde registratie en betere rapportagemogelijkheden. Hoewel er in deze eerste versie nog geen specifieke werkorderregels of materiaallijsten zijn opgenomen, is dit bewust zo ingericht. In plaats daarvan wordt voorlopig gebruikgemaakt van vrije tekstvelden, zodat monteurs snel en flexibel informatie kunnen vastleggen.

Dankzij deze flexibele opzet kunnen we in de toekomst eenvoudig uitbreidingen toevoegen, zoals gespecificeerde materiaallijsten, werkorderregels en integratie met plannings- of ERP-systemen.

Grip op planning met nieuw dashboard

Als uitbreiding op de eerder ontwikkelde CRM- en werkbonfunctionaliteit, hebben we binnen hetzelfde project ook een app gerealiseerd die specifiek is gericht op het plannen van werkbonnen en het beheren van de beschikbaarheid van medewerkers.

De buitendienst werkt met strakke deadlines en wisselende inzetbaarheid. Daarom was er behoefte aan een centrale, visuele tool waarmee planners in één oogopslag kunnen zien wie wanneer beschikbaar is, welke medewerkers reeds zijn ingepland op opdrachten, en waar er ruimte is voor nieuwe inzet.

De app is volledig geïntegreerd in de bestaande omgeving en maakt gebruik van de onderliggende data van medewerkers, werkbonnen en verlofregistratie. Hierdoor is het mogelijk om:

• Medewerkers overzichtelijk te tonen op basis van inzetbaarheid
• Verlofperiodes inzichtelijk te maken
• Werkbonnen direct aan beschikbare medewerkers te koppelen
• In één weergave te schakelen tussen geplande werkzaamheden en vrije capaciteit

Door deze app kunnen planners eenvoudig filteren, aanpassen en toewijzingen doen binnen een intuïtieve visuele interface zonder de omgeving te verlaten of tussen applicaties te hoeven wisselen.

De nieuwe planningsmodule geeft direct inzicht in capaciteit, voorkomt dubbele boekingen en maakt het plannen van werkbonnen efficiënter en betrouwbaarder. Bovendien zorgt het voor meer rust en duidelijkheid in het werkproces van zowel planners als buitendienstmedewerkers.

Met deze uitbreiding is weer een belangrijke stap gezet richting een volledig geïntegreerde en schaalbare bedrijfsapplicatie binnen het Microsoft Power Platform.

Resultaat

Dankzij onze geïntegreerde aanpak en op maat gemaakte oplossingen hebben we aanzienlijke verbeteringen gerealiseerd:

• Professionele uitstraling door digitale buitendienst
• Snelle informatie uitwisseling, afgeronde werkbonnen worden direct bevestigd per e-mail
• Opdrachtgever ervaart 2 volle dagen tijdwinst door deze digitaliseringslag van de digitale werkbonnen
• Grip op planningsactiviteiten
• Structuur in dataverwerking voor optimale groeimogelijkheden en schaalbaarheid van processen

Met deze digitale transformatie hebben we niet alleen grip gecreëerd op de uitvoering van opdrachten en planning, maar ook een solide basis gelegd voor verdere groei en innovatie bij deze opdrachtgever.

Bent u benieuwd wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op!